No cenário atual das corretoras de seguros, a eficiência operacional tornou-se fator crítico de sucesso. Essas empresas lidam diariamente com um alto volume de dados provenientes de seguradoras – comissões, apólices, cotações – e precisam processá-los de forma ágil e precisa.
No entanto, muitas corretoras ainda dependem de processos manuais para receber e gerenciar essas informações, o que as expõe a gargalos e ineficiências. Não se trata apenas de um método antiquado de trabalho: processos manuais são custosos, demorados e prejudicam severamente a produtividade, gerando custos ocultos e comprometendo a satisfação dos envolvidos.
Em outras palavras, a saúde financeira da corretora e a qualidade do atendimento ao cliente ficam ameaçadas quando faltam automação e integração. Esse é o problema central que abordaremos neste artigo: os processos manuais no recebimento de dados de seguradoras e seus impactos negativos no crescimento e na competitividade das corretoras.
Boa leitura!
Quando as corretoras de seguros dependem de procedimentos manuais para lidar com informações de múltiplas seguradoras, diversos desafios operacionais emergem, como dificuldade na baixa e conciliação de comissões, falhas no controle de comissões e repasses, lentidão na emissão de cotações, uso de interfaces defasadas sem integração e falta de escalabilidade acompanhada de rastreabilidade precária.
Quando o processo da baixa de comissões, por exemplo, é manual, a equipe precisa extrair dados de relatórios das seguradoras (muitas vezes planilhas ou PDFs enviados por e-mail) e lançá-los nos sistemas internos da corretora.
Esse trabalho é lento e suscetível a falhas. Sistemas legados e planilhas desconectadas exigem conferências linha a linha – um ambiente propício a discrepâncias e atrasos. Afinal, comissões calculadas por processos manuais, sem integração automatizada, são propensas a erros e difíceis de reconciliar, gerando confusão e atrasos nos repasses
Além disso, com a informação espalhada em diversos arquivos e e-mails, corretoras de seguros perdem visibilidade sobre o status das comissões e repasses devidos. A falta de um sistema centralizado dificulta responder a perguntas simples como: quais comissões já foram pagas pela seguradora X este mês?, o repasse ao subcorretor Y está correto?.
A emissão de cotações é outra área crítica. No mercado de seguros atual, os clientes esperam agilidade organizacional: cotar e comparar apólices precisa ser questão de minutos ou horas, não dias. Se a corretora não possui integração direta com as seguradoras para obtenção de preços, seus colaboradores possivelmente acessam diversos portais diferentes ou até preenchem formulários manualmente para cada seguradora, consolidando as respostas depois.
Ainda, do jeito que um processo manual funciona bem com 100 apólices mas entra em colapso com 1.000, a escalabilidade operacional é severamente afetada por tarefas não automatizadas. Conforme a corretora cresce, aumenta exponencialmente o volume de dados a processar: mais comissões para conferir, mais propostas para emitir, mais endossos para registrar.
Estudos da ALM apontam que agências de seguros em rápida expansão acabam tendo de contratar significativamente mais funcionários apenas para processar manualmente o aumento de dados, o que erosiona os lucros e pode até fazer a empresa recusar novos negócios por incapacidade de atendê-los.
Por fim, mas não menos importante, está a propensão a falhas humanas e dificuldade de rastreamento e auditorias em qualquer processo manual intensivo. Diferentemente de sistemas automatizados que seguem rigorosamente regras predefinidas, pessoas estão sujeitas a lapsos de atenção, cansaço e interpretação incorreta, o que pode gerar problemas em auditorias e compliance.
Até aqui você já deve ter percebido que os processos manuais no recebimento de dados das seguradoras geram um efeito cascata na competitividade das corretoras de seguros.
A falta de automação compromete a agilidade organizacional, dificultando a tomada de decisões estratégicas e a resposta rápida às mudanças do mercado. Isso impede que a corretora aproveite oportunidades desse mercado de forma eficiente, além de prejudicar sua resiliência diante de mudanças regulatórias ou demandas emergentes.
O impacto financeiro também é expressivo. A dependência de trabalho manual eleva os custos operacionais, pois exige mais funcionários para lidar com tarefas repetitivas, aumentando gastos com folha de pagamento e tempo de retrabalho.
Além disso, a correção de erros decorrentes da digitação manual gera um custo oculto significativo. De acordo com um estudo da McKinsey & Company, uma empresa de serviços financeiros que adotou a automação ágil conseguiu reduzir o tempo de entrega de projetos em cerca de 30% e os custos em 15% a 20% em seis linhas de negócios diferentes.
Outro ponto crítico é a capacidade de inovação. Corretores que precisam gastar grande parte do tempo resolvendo problemas operacionais manuais têm menos espaço para desenvolver novas soluções e produtos. Além disso, sistemas legados dificultam a integração com tecnologias emergentes, como análise preditiva e automação avançada.
Felizmente, para cada problema trazido pelos processos manuais há soluções tecnológicas que podem ser implementadas. Assim, corretoras de seguros que investem em modernização têm à disposição um arsenal de ferramentas e abordagens para aumentar a eficiência, garantindo escalabilidade e melhor experiência a todos os envolvidos.
Entre as principais iniciativas estão: a automação de processos e integração de sistemas, a melhoria de UX/UI das plataformas, a sustentação e evolução contínua dos softwares utilizados e a implementação de squads de desenvolvimento focados em escalar as soluções. Veja, a seguir, mais sobre cada uma delas:
O antídoto mais direto para tarefas manuais repetitivas é a automação de processos. Isso envolve identificar as etapas operacionais que podem ser executadas por softwares ou bots e implementar soluções para tal.
Complementar à automação está a integração de sistemas via APIs e outros serviços. O ideal é construir ou adotar plataformas que consigam se comunicar diretamente com as seguradoras, trocando informações em tempo real.
Além disso, a automação permite a criação de workflows orquestrados: quando um determinado evento ocorre (por exemplo, a emissão de uma nova apólice pela seguradora), o sistema pode automaticamente acionar as próximas etapas (gerar a comissão correspondente, avisar o responsável pelo cliente, atualizar o dashboard gerencial etc.).
Em resumo, investir em automação e integração significa reduzir a intervenção humana nos processos repetitivos, liberando as pessoas para tarefas de maior valor. Significa também ter informações consistentes em todos os sistemas, diminuindo discrepâncias.
Os ganhos esperados são medidos tanto em produtividade – uma equipe menor faz mais – quanto em qualidade – menos erros e mais confiabilidade. Para a TI de corretoras de seguros, isso representa menos incêndios para apagar e mais condições de sustentar um crescimento rápido do negócio sem comprometer a operação.
De nada adianta automatizar e integrar nos bastidores se as interfaces de usuário (UI) e a experiência do usuário (UX) dos sistemas não forem eficientes. Por isso, outra frente de solução é aprimorar as ferramentas com as quais os colaboradores e clientes interagem.
Isso envolve redesign de telas e fluxos de trabalho internos, adoção de princípios de UX modernos e até criação de portais unificados para concentrar as operações. Uma interface bem projetada pode reduzir drasticamente o tempo necessário para realizar uma tarefa e minimizar erros de uso.
No contexto de corretoras de seguros, por exemplo, um portal interno com UX otimizada pode apresentar em um único dashboard todas as informações relevantes de um cliente (apólices, status de pagamento, sinistros em aberto, etc.), permitindo que um atendente resolva a maioria das solicitações sem navegar por múltiplos sistemas.
Além disso, um bom design de UX considera a jornada completa do usuário: se antes um colaborador tinha que abrir 5 aplicativos diferentes pela manhã (e fazer login em todos) para reunir os dados diários, um sistema integrado com single sign-on e navegação intuitiva poupa tempo e frustração.
Implementar automação e novas plataformas é um grande passo, mas sustentar e evoluir essas soluções é igualmente vital. O setor de seguros é muito dinâmico: produtos mudam, regras de negócio são alteradas, novas exigências regulatórias surgem.
Portanto, corretoras de seguros precisam manter seus sistemas atualizados e capazes de acompanhar essas mudanças. Isso requer uma estratégia de sustentação de software, frequentemente baseada em práticas ágeis e DevOps.
Na prática, significa instituir processos de manutenção preventiva e evolutiva. Manutenção preventiva inclui monitoramento constante dos sistemas para identificar pontos de falha ou desempenho antes que se tornem críticos. Já a manutenção evolutiva trata de aprimorar o software com novas funcionalidades ou melhorias incrementais regularmente, em vez de deixar o sistema envelhecer sem mudanças significativas.
Em suma, a jornada de transformação digital não termina com a primeira entrega de um novo portal ou sistema; ela é contínua. As corretoras de seguros devem encarar a tecnologia como um organismo vivo, que precisa ser nutrido, revisado e aprimorado regularmente.
Dessa forma, evita-se que soluções modernas de hoje se tornem os legados de amanhã. Ao estabelecer uma cultura de sustentação ativa, garante-se que a empresa não apenas resolva os problemas atuais, mas mantenha-se à frente das mudanças futuras, colhendo os benefícios da automação de forma perene.
Implementar tecnologias avançadas exige um time completo e especializado. Profissionais qualificados em automação, integração e UX são essenciais para modernizar corretoras, mas formar essa equipe internamente pode ser caro e demorado.
O outsourcing de TI surge como alternativa estratégica. Empresas especializadas fornecem times de desenvolvimento sob demanda, permitindo que corretoras adotem soluções inovadoras sem arcar com altos custos fixos, garantindo agilidade organizacional e expertise contínua.
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Diante disso, a mensagem é clara: é hora de agir. As corretoras de seguros que ainda se apoiam em procedimentos manuais precisam encarar a modernização não como um luxo, mas como um passo obrigatório para a sobrevivência e o sucesso contínuo. Veja um pouco mais sobre o assunto no seguinte vídeo:
A boa notícia é que os caminhos para essa transformação estão acessíveis – seja por meio de parceiros especializados em desenvolvimento, seja adotando soluções já disponíveis no mercado, ou combinando ambas as abordagens.
O importante é começar a mudança o quanto antes, ainda que de forma incremental, atacando os pontos mais críticos e colhendo ganhos rápidos que financiem etapas posteriores. Se você quer dar o primeiro passo para modernizar corretoras de seguros, converse com um dos especialistas da DB1 Global Software para entender essa missão!
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